Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ làm xong website rồi để đó. Không phải vì không muốn dùng, mà vì không biết "dùng" một website nghĩa là phải làm gì mỗi tuần, mỗi tháng. Bài này trả lời câu hỏi đó bằng ngôn ngữ đời thường: quản trị website là gì, khác bảo trì ở chỗ nào, và một cửa hàng, phòng khám hay xưởng nhỏ nên bắt đầu từ đâu.
Quản trị website là gì?
Quản trị website là toàn bộ việc giữ cho website sống, đúng và có ích sau khi nó được bàn giao. Nếu ví website là một cửa hàng, thì thiết kế là xây cửa hàng, còn quản trị là mở cửa mỗi ngày: bày hàng mới, thay bảng giá, lau dọn, sửa cái đèn hỏng và cuối tháng xem sổ.
Cụ thể, một tháng quản trị website thường gồm bốn nhóm việc:
| Nhóm việc | Ví dụ cụ thể | Tần suất |
|---|---|---|
| Nội dung | Viết và đăng bài, cập nhật giá, thêm sản phẩm, đổi banner khuyến mãi | Hàng tuần |
| Vận hành | Kiểm tra website mở được, form gửi được, link không hỏng, tốc độ không tụt | Hàng tuần |
| Kỹ thuật | Cập nhật bản vá, sao lưu, gia hạn SSL và tên miền đúng hạn | Theo lịch |
| Báo cáo | Lượt truy cập, bài đã đăng, việc đã làm, đề xuất tháng sau | Hàng tháng |
Điểm mấu chốt: quản trị bao gồm cả nội dung lẫn kỹ thuật. Một người quản trị website phải vừa biết viết bài cho khách đọc, vừa biết website đang chạy trên hosting nào và sao lưu ở đâu.
Quản trị khác bảo trì ở đâu?
Đây là chỗ khách hay bị nhầm, và nhiều bên cung cấp cũng cố ý để mờ. Cách phân biệt đơn giản:
- Bảo trì website chỉ lo phần kỹ thuật: sao lưu, cập nhật bản vá bảo mật, theo dõi website có sống không, sửa lỗi khi hỏng. Bảo trì không đăng bài, không sửa nội dung, không đổi banner.
- Quản trị website gồm bảo trì cộng thêm phần nội dung: có người viết, đăng, cập nhật theo yêu cầu của bạn và gửi báo cáo.
Nói ngắn gọn: bảo trì là để website không hỏng. Quản trị là để website không hỏng và có người làm việc trên đó thay bạn.
Vì vậy giá hai dịch vụ chênh nhau nhiều. Bảo trì thường tính vài trăm nghìn mỗi tháng. Quản trị tính theo số bài, số sản phẩm cập nhật và thời gian phản hồi, thường từ một đến vài triệu mỗi tháng. Bạn có thể xem cách chúng tôi tách hai gói ở bảng giá.
Ai cần quản trị website?
Không phải website nào cũng cần gói quản trị. Bạn cần nếu rơi vào ít nhất một trường hợp sau:
- Website có nội dung thay đổi: bảng giá, sản phẩm, lịch khuyến mãi, tin tức. Cửa hàng, phòng khám, trung tâm đào tạo, công ty dịch vụ thuộc nhóm này.
- Muốn có khách từ Google: Google ưu tiên website có bài mới đều đặn. Một website "đứng yên" nhiều tháng thường tụt dần khỏi kết quả tìm kiếm.
- Không có nhân sự web: bạn hoặc nhân viên không có thời gian, hoặc không muốn học cách đăng bài trong WordPress.
- Website từng hỏng mà không ai sửa: người làm web cũ đã nghỉ, gọi không ai bắt máy.
Ngược lại, nếu website chỉ là một trang giới thiệu tĩnh, một năm đổi số điện thoại một lần, thì gói bảo trì là đủ. Đừng trả tiền cho việc đăng bài nếu bạn không có gì để đăng.
Một gói quản trị hợp lý gồm những gì?
Khi so sánh gói của các bên, hãy nhìn vào năm con số thay vì nhìn vào tính từ:
- Số bài viết mỗi tháng và độ dài mỗi bài. "Không giới hạn" thường có nghĩa là không có gì cả.
- Số sản phẩm hoặc banner được cập nhật.
- Tần suất sao lưu và có kiểm tra khôi phục được không. Sao lưu mà chưa từng khôi phục thử thì chưa chắc dùng được.
- Thời gian phản hồi khi bạn nhắn yêu cầu: 1 ngày, 4 giờ hay 2 giờ làm việc.
- Tần suất báo cáo: tháng, hai tuần hay tuần.
Và một câu hỏi không có trong bảng giá nhưng quan trọng hơn cả: tài khoản hosting, tên miền đứng tên ai? Nếu đứng tên bên cung cấp, bạn đang thuê chứ không sở hữu website của mình. Khi dừng hợp tác, bạn có thể mất trắng.
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu từ đâu?
Gợi ý của chúng tôi, từ kinh nghiệm làm việc với các cửa hàng và công ty dịch vụ nhỏ:
- Kiểm tra tình trạng website hiện tại trước. Rất nhiều website đang có lỗi mà chủ không biết: SSL sắp hết hạn, WordPress ba năm chưa cập nhật, form liên hệ gửi không tới. Bạn có thể gửi link website để chúng tôi kiểm tra miễn phí, nhận báo cáo trong 1 ngày làm việc.
- Bắt đầu bằng gói nhỏ. Gói Cơ bản với sáu bài mỗi tháng đã đủ để website có nhịp sống. Sau ba tháng, xem báo cáo lượt truy cập rồi quyết định nâng gói hay không.
- Giao một đầu mối. Website hỏng thì nhắn một người, đăng bài cũng nhắn người đó. Tách nhiều bên là lý do phổ biến khiến việc trôi.
Chi tiết từng gói, hạn mức và thời gian phản hồi ở trang Dịch vụ quản trị website. Nếu bạn chưa chắc mình cần gì, cứ gửi link website. Báo cáo kiểm tra sẽ nói rõ website đang thiếu gì, và việc nào nên làm trước.
