Hợp đồng quản trị website thường ngắn, và người ký thường chỉ nhìn vào giá. Rồi một năm sau, khi muốn đổi bên cung cấp, mới phát hiện hợp đồng không nói gì về việc bàn giao tài khoản, còn tên miền thì đứng tên họ. Bài này liệt kê chín mục cần có, để bạn tự đối chiếu với bản hợp đồng đang cầm trên tay, kể cả hợp đồng của chúng tôi.

1. Phạm vi công việc, bằng con số

Điều khoản yếu nhất trong hầu hết hợp đồng là "quản trị nội dung website theo yêu cầu của bên A". Câu đó không cho biết bao nhiêu là đủ, và tranh cãi sẽ nổ ra ở tháng thứ ba.

Đòi câu chữ cụ thể:

  • Số bài viết mỗi tháng, độ dài tối thiểu, có ảnh không, ai duyệt trước khi đăng.
  • Số lượt cập nhật sản phẩm, giá, banner.
  • Hạn mức chưa dùng có dồn sang tháng sau không (thường là không, và nên ghi rõ).
  • Danh sách "không bao gồm": chạy quảng cáo, thiết kế lại giao diện, sửa lỗi do mã nguồn cũ trước khi ký, phí hosting và plugin.

Mục "không bao gồm" là mục ít bên cung cấp chịu viết, và là mục giúp cả hai bên nhất.

2. Thời gian phản hồi và thời gian hoàn thành

Hai con số khác nhau:

  • Phản hồi: bao lâu sau khi bạn gửi yêu cầu thì có người xác nhận đã nhận. Ví dụ 4 giờ làm việc.
  • Hoàn thành: bao lâu thì việc xong. Ví dụ đổi banner trong 1 ngày làm việc, viết bài trong 3 ngày.

Ghi rõ "giờ làm việc" là giờ nào (ví dụ 9:00–18:00 thứ Hai đến thứ Sáu), và kênh nhận yêu cầu (Zalo, email) để tính giờ.

3. Quyền sở hữu tài khoản và mã nguồn

Đây là mục quan trọng nhất và hay thiếu nhất. Hợp đồng phải ghi:

  • Tên miền, hosting, tài khoản quản trị website đứng tên bên A (bạn).
  • Bên B (nhà cung cấp) làm việc bằng tài khoản riêng do bên A cấp, bên A có quyền thu hồi bất kỳ lúc nào.
  • Mã nguồn, nội dung, hình ảnh tạo ra trong quá trình hợp đồng thuộc về bên A kể từ khi thanh toán.
  • Plugin, theme trả phí mua trong hợp đồng: license đứng tên ai, hết hợp đồng thì sao.

Nếu bên cung cấp từ chối ghi điều này, đó là câu trả lời bạn cần.

4. Sao lưu

Ghi rõ: tần suất (hàng ngày hay hàng tuần), gồm gì (file và cơ sở dữ liệu), giữ bao nhiêu bản, lưu ở đâu (khác hosting), bên A được yêu cầu một bản sao lưu bất kỳ lúc nào và nhận trong bao lâu. Mỗi quý kiểm tra khôi phục một lần, ghi kết quả vào báo cáo.

5. Bàn giao khi chấm dứt

Hợp đồng nào cũng có ngày kết thúc. Điều khoản này quyết định ngày đó dễ hay khó:

  • Báo trước bao lâu để dừng (30 ngày là hợp lý), có phí phạt không.
  • Trong thời gian báo trước, bên B vẫn làm việc bình thường.
  • Khi kết thúc, bên B bàn giao trong X ngày: bản sao lưu đầy đủ mới nhất, danh sách tài khoản và mật khẩu, tài liệu hướng dẫn, và xoá quyền truy cập của bên B.
  • Bên B không giữ bản sao dữ liệu của bên A sau khi bàn giao (trừ nghĩa vụ lưu theo pháp luật).

6. Bảo mật và dữ liệu cá nhân

Website của bạn chứa dữ liệu khách hàng (form liên hệ, đơn hàng). Bên quản trị được truy cập dữ liệu đó. Từ khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực, hợp đồng nên có:

  • Bên B chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của bên A, không dùng cho mục đích khác.
  • Bên B có biện pháp bảo mật (tài khoản riêng, xác thực hai lớp, không chia sẻ mật khẩu qua chat).
  • Khi có sự cố lộ dữ liệu, bên B thông báo bên A trong bao lâu (ví dụ 24 giờ).

7. Thanh toán

  • Thanh toán trước hay sau mỗi tháng, hạn thanh toán, hoá đơn.
  • Giá có gồm VAT không.
  • Điều kiện tăng giá: báo trước bao lâu (60 ngày là hợp lý), bên A được dừng nếu không đồng ý.
  • Điều gì xảy ra nếu chậm thanh toán: tạm dừng dịch vụ sau bao lâu, có được giữ website làm điều kiện không (không nên).

8. Trách nhiệm khi có sự cố

Không ai hứa được website không bao giờ hỏng. Điều hợp đồng cần ghi là làm gì khi hỏng:

  • Website ngừng hoạt động: bên B bắt đầu xử lý trong bao lâu, kể cả ngoài giờ.
  • Sự cố do bên B (cập nhật sai, xoá nhầm): bên B khắc phục miễn phí và khôi phục từ sao lưu.
  • Sự cố do nguyên nhân khác (hosting, tấn công): bên B khắc phục theo giờ hoặc theo báo giá riêng, nêu rõ đơn giá.
  • Giới hạn trách nhiệm: thường không quá giá trị hợp đồng của X tháng.

9. Báo cáo

Tần suất (tháng, hai tuần, tuần), gồm gì (việc đã làm, lượt truy cập, bài đã đăng, sự cố, đề xuất), gửi qua đâu. Báo cáo là bằng chứng bạn nhận được gì cho số tiền đã trả.

Các bẫy thường gặp

  • "Miễn phí tên miền và hosting năm đầu" nhưng đứng tên bên B. Năm sau muốn rời, phải mua lại.
  • Ràng buộc 12–24 tháng cho dịch vụ theo tháng, phí phạt khi dừng sớm.
  • "Không giới hạn" ở chỗ đáng lẽ phải có số.
  • Điều khoản tự động gia hạn với giá mới mà không cần xác nhận.
  • Hợp đồng chỉ có một trang và mọi thứ còn lại "theo thoả thuận".

Cách chúng tôi làm

Hợp đồng quản trị website của chúng tôi theo tháng, báo trước 30 ngày để dừng, không phí phạt, tài khoản đứng tên bạn từ ngày đầu, có mục "không bao gồm" và báo cáo tháng. Bạn có thể xin bản mẫu trước khi quyết định, đối chiếu với chín mục trên.

Trước khi ký với bất kỳ ai, hãy biết website đang ở tình trạng nào để phạm vi hợp đồng đúng với việc cần làm. Gửi link website để kiểm tra miễn phí, báo cáo về trong 1 ngày làm việc.